Lập kế hoạch đặt cà phê cho quán: dự báo và quản lý tồn kho

Đặt cà phê cho quán không chỉ là quyết định mua bao nhiêu kg trong một lần. Quán cần đủ hàng để phục vụ, giữ được chất lượng pha và tránh tồn kho vượt nhu cầu. Một kế hoạch tốt bắt đầu từ số ly bán thực tế, lượng cà phê dùng cho từng món và thời gian bổ sung hàng đã thống nhất với nhà cung cấp.

Bài viết này đưa ra cách lập bảng theo dõi đơn giản cho quán độc lập, chuỗi nhỏ và bộ phận đồ uống HORECA. Các số trong ví dụ là giả định minh họa, không phải định mức pha hay cam kết giao hàng của SpringTime.

1. Bắt đầu từ lượng cà phê sử dụng thực tế

Theo dõi riêng từng công thức và dòng hạt

Ghi số lượng bán theo nhóm món và lượng cà phê sử dụng trong công thức của quán. Nếu espresso và phin dùng hai dòng hạt khác nhau, cần tách hai bảng. Không cộng chung số ly rồi áp một định mức cho mọi món: một món có thể dùng nhiều lần chiết xuất, còn món khác dùng nền cà phê đã pha theo mẻ.

Với mỗi dòng hạt, tổng lượng sử dụng dự kiến được tính từ số phần bán ra nhân với lượng nguyên liệu tương ứng. Sau đó ghi riêng phần dùng để chỉnh máy, đào tạo, thử công thức và hao hụt thực tế. Cách này giúp phân biệt nhu cầu phục vụ khách với lượng phát sinh trong vận hành.

Ví dụ tính nhu cầu một tuần

Giả sử một quán bán trung bình 100 phần mỗi ngày từ cùng một dòng hạt; công thức nội bộ dùng 18 g cho mỗi phần. Lượng nguyên liệu theo công thức là 100 × 18 ÷ 1.000 = 1,8 kg/ngày, tương đương 12,6 kg cho 7 ngày. Quán cần cộng phần sử dụng khác theo số liệu thực tế, thay vì mặc định một tỷ lệ hao hụt áp dụng cho mọi mô hình.

2. Dự báo theo ngày bán, không chỉ theo trung bình tháng

Tách ngày thường, cuối tuần và những ngày có sự kiện hoặc chương trình khuyến mại. Nếu quán mới mở, dùng dự kiến ban đầu làm mốc tạm thời rồi cập nhật bằng số bán thực tế. Nếu đã vận hành, so sánh các tuần có điều kiện tương tự để tránh lấy một ngày đột biến làm chuẩn cho cả tháng.

Đối với chuỗi, theo dõi từng điểm bán trước khi tổng hợp. Một chi nhánh dùng nhanh không có nghĩa toàn bộ hệ thống đều cần tăng cùng tỷ lệ. Việc ghi nhận phần điều chuyển giữa các quán cũng giúp tránh nhầm điều chuyển nội bộ thành tiêu thụ thực.

3. Thống nhất thời gian bổ sung hàng

Trao đổi với nhà cung cấp về các mốc xác nhận đơn, chuẩn bị sản phẩm, giao hàng và thời gian nhận tại quán. Phân biệt lịch dự kiến với lịch đã xác nhận; đừng xây kế hoạch dựa trên giả định mọi đơn đều có thể giao ngay.

• Ngày chốt đơn và người có quyền xác nhận.
• Dòng hạt, quy cách gói và số lượng tối thiểu cần trao đổi.
• Địa chỉ, khung giờ và người nhận hàng.
• Cách thông báo khi đơn thay đổi hoặc có chậm trễ.
• Phương án bổ sung khi nhu cầu tăng ngoài kế hoạch.

Khi yêu cầu báo giá, gửi cả dự kiến tiêu thụ và nhịp đặt hàng. Checklist báo giá cà phê B2B/OEM giúp tổng hợp các thông tin cần trao đổi mà không biến dự báo thành cam kết mua chưa được thống nhất.

4. Đặt ngưỡng nhắc mua và lượng dự phòng

Một cách theo dõi dễ áp dụng là đặt ngưỡng nhắc mua bằng nhu cầu dự kiến trong thời gian chờ hàng cộng lượng dự phòng do quán lựa chọn. Đây là tín hiệu để kiểm tra và đặt đơn; không thay thế việc đối chiếu hàng đang về hoặc thay đổi lịch bán.

Ví dụ minh họa: quán dùng 1,8 kg/ngày, thời gian bổ sung đã thống nhất là 3 ngày và chủ quán chọn dự phòng 2 kg. Ngưỡng nhắc mua là 1,8 × 3 + 2 = 7,4 kg. Khi lượng khả dụng tiến gần mức này, người phụ trách kiểm tra tồn thực tế, đơn đang về và nhu cầu sắp tới trước khi xác nhận đơn mới. Các con số cần được điều chỉnh theo mô hình của từng quán.

Lượng dự phòng nên được rà lại khi thời gian giao, doanh số hoặc mức ổn định của nhu cầu thay đổi. Tăng dự phòng quá mức có thể tạo tồn kho không cần thiết; giảm quá thấp có thể làm quán bị động.

5. Ghi nhận lô hàng và lượng đã mở

Khi nhận hàng, đối chiếu tên sản phẩm, số lượng, tình trạng bao bì và thông tin lô có trên nhãn hoặc chứng từ. Ghi ngày nhận và ngày mở gói để nhân viên biết đang sử dụng phần hàng nào. Thực hiện bảo quản theo hướng dẫn của sản phẩm, giữ bao bì phù hợp và tránh trộn lẫn các lô mà không ghi nhận.

Chọn khối lượng mỗi gói theo tốc độ sử dụng và cách phân bổ cho quầy pha. Tham khảo quy cách đóng gói theo kênh bán; không nên chọn gói lớn chỉ vì đơn giá thấp hơn khi quán chưa dùng kịp theo kế hoạch vận hành.

6. Bảng kiểm tra tồn kho hàng tuần

• Dòng hạt và mã sản phẩm.
• Tồn đầu kỳ, lượng nhập, lượng điều chuyển và tồn cuối kỳ.
• Lượng sử dụng theo công thức và phần phát sinh.
• Gói đã mở, lô đang sử dụng và tình trạng bao bì.
• Đơn đang chờ nhận và ngày dự kiến.
• Nhu cầu tuần tới, ngưỡng nhắc mua và người xác nhận.

Đối chiếu chênh lệch giữa sổ theo dõi và lượng cân thực tế. Nếu chênh lệch lặp lại, xem lại công thức, thao tác chia hàng và cách ghi nhận trước khi tăng đơn mua. Nếu đổi dòng hạt, cần duyệt mẫu theo menu thực tế và cập nhật định mức nội bộ thay vì giữ nguyên giả định cũ.

Trao đổi kế hoạch cung ứng với SpringTime

Để trao đổi phương án cà phê cho quán, hãy chuẩn bị phương pháp pha, gu hương vị, lượng sử dụng dự kiến, quy cách gói và địa điểm nhận. Xem các dòng cà phê SpringTime, hoặc trao đổi gia công OEM nếu cần cấu hình sản phẩm theo thương hiệu riêng.

Gửi nhu cầu cà phê cho quán và HORECA để hai bên cùng xác nhận sản phẩm, nhịp đặt hàng và phương án cung ứng phù hợp.